Quelle assurance pour vos événements ?

Mis à jour le 18 février 2020 par Delphine Bardou 

Organiser un événement n’est pas une mince affaire, même lorsque l’organisateur est un professionnel du secteur événementiel. Chaque manifestation est soumise à des risques plus ou moins importants. L’assurance événementiel est alors toujours indispensable. Reste à savoir comment choisir le meilleur contrat en sachant sur quels critères se baser. Voyons ensemble en quoi consiste une telle couverture et à quoi être attentif pour faire le bon choix.  

Quelles sont les garanties d’une assurance événement ? 

Une assurance événementiel est un contrat multirisque. Il couvre l’organisateur contre de nombreux risques inhérents à l’événement lui-même, aussi bien avant que pendant celui-ci, ou lors du démontage. La couverture peut être souscrite par n’importe quelle entreprise organisant une manifestation pour son compte ou celui d’autrui.

Les garanties principales d’une assurance événement multirisque :

  • Responsabilité Civile Organisateur,
  • Dommages aux biens,
  • Assurance des personnes,
  • Garantie annulation,
  • Garanties d’assistance,
  • Garanties complémentaires.

L’assurance événementiel est un produit hautement modulable. Dans un même contrat, sont réunis des garanties et services nécessairement adaptés aux caractéristiques de l’événement.

Souvent, sera incluse d’office une garantie Responsabilité Civile organisateur (ou « RCO »). Si la responsabilité de l’organisateur venait à être engagée (par un participant, un partenaire, un employé…), c’est l’assureur qui procéderait à l’indemnisation de la victime. Les risques couverts dépendent du contrat. Il pourra notamment s’agir :  

  • Des dommages corporels, matériels ou immatériels subis par une victime, 
  • Des dommages consécutifs
  • Des dommages aux biens mis à disposition / aux biens confiés (par le local, par les participants…),  
  • De la Responsabilité Civile des organisateurs : dirigeants, bénévoles, employés… 

La RCO peut être souscrite à part ou être intégrée dans une assurance événementiel multirisque. 

Bien d’autres garanties peuvent être incluses dans une assurance événementiel, selon les besoins de l’organisateur. Voici les principales : 

  • La garantie dommages aux biens en cas de vol, vandalisme, incendie, dégât des eaux… Il pourra s’agir des biens de l’organisateur, de biens confiés… Chaque assureur propose ses propres options en la matière (garantie des biens laissés au vestiaire, des objets de valeur…), 
  • L’assurance des personnes (l’ « individuelle accident »), qui peut couvrir les employés, dirigeants, bénévoles, participants… Les garanties dépendront là encore du contrat : assistance rapatriement, capital en cas d’accident corporel, de décès, services d’assistance… 
  • La garantie annulation, si l’organisateur doit renoncer à la tenue totale ou partielle de la manifestation pour une raison prévue au contrat, 
  • La garantie défense recours

Combien coûte l’assurance pour l’organisateur d’événements ?

Chaque assurance détermine librement le tarif de ses formules d’assurance RC événementiel. Afin de calculer une prime au cas par cas pour chaque organisateur, il se base entre autres : 

  • Sur le type de manifestation,
  • Sur le nombre de participants, 
  • Sur le lieu, 
  • Sur les garanties attendues par l’organisateur, 
  • Sur la durée de la couverture (ponctuelle pour un seul événement ou annuelle), 
  • Sur les conditions du contrat : montant des garanties, franchises, étendue des risques couverts, exclusions… 

Le prix d’une assurance organisateur d’événement pourra aussi être calculée selon le montant assuré, c’est-à-dire les frais engagés par l’entreprise pour la tenue de la manifestation.

Vous vous en doutez, il est impossible de donner un ordre d’idée du coût d’une telle couverture, tant les critères pris en compte sont nombreux et les événements variés. Nous ne pouvons que vous conseiller de solliciter un maximum de devis personnalisés afin de les comparer. Rien ne vaut notre comparateur en ligne, pour avoir accès aux meilleures offres sans solliciter chaque assureurs en événementiel un à un. C’est gratuit et 100 % anonyme.

Rappelez-vous qu’un courtier en RC Pro pourra formuler des offres compétitives, du fait de son accès à un nombre plus ou moins important de partenaires et de son pouvoir de négociation.  

Voici quelques bonnes pratiques à observer afin de ne pas payer votre assurance événementiel trop cher : 

  • Sollicitez de très nombreux acteurs, 
  • Si vous organisez régulièrement des événements pour votre compte ou celui d’autrui, pensez à la couverture annuelle, 
  • Optez pour un contrat sur-mesure : ne payez pas pour des garanties que vous ne jugez pas utiles, 
  • N’hésitez pas à négocier, surtout s’il s’agit d’une manifestation importante, 
  • Modulez à la hausse le niveau de franchises si cela est possible, 
  • Prenez toutes vos précautions pour minorer les risques : cela pourra rassurer les compagnies sondées. 

Quels sont les critères de choix d’une assurance événement ? 

Une fois un maximum de devis d’assurance événement obtenus, reste à les comparer. Pour cela, nous vous conseillons de ne pas vous concentrer uniquement sur leur tarif respectif, mais sur leur rapport qualité de couverture / prix. 

Premièrement, n’oubliez pas qu’un contrat d’assurance événementiel se doit d’être parfaitement calibré à votre événement, et ainsi inclure les garanties que vous jugez nécessaires : Responsabilité Civile organisateur, garanties dommages des biens et équipements, assurance des personnes… Veillez à ce que tous les risques qui vous concernent soient bien couverts par chaque offre reçue afin de les comparer objectivement. 

Attention au coût individuel de chaque garantie. Celles qui sont considérées comme optionnelles par l’assureur pourront vous coûter cher.

Prenez également connaissance du montant des garanties, c’est-à-dire des plafonds d’indemnisation fixés pour chacune. Les contrats diffèrent largement sur ce point. Regardez par exemple jusqu’à quelle hauteur pourra aller l’indemnisation de la victime qui engagerait votre responsabilité en tant qu’organisateur. 

Voici quelques autres éléments sur lesquels nous attirons votre attention : 

  • Le niveau de franchise (notamment pour la garantie dommages aux biens), 
  • Les prestations prévues en cas de survenance d’un sinistre (selon les garanties souscrites) : que se passera-t-il par exemple en cas d’incendie ? En cas de vol ? Si un participant se blesse pendant l’événement ? 
  • Les modalités d’activation des garanties et la procédure de demande de prise en charge, 
  • Les personnes couvertes par les garanties, et notamment par la RCO, 
  • Les conditions de déclenchement « acceptées » si vous souscrivez à la garantie annulation, 
  • Les cas d’exclusion, qui peuvent être nombreux : implication de véhicules terrestres à moteur, non prise en charge en cas de vol du contenu des poches et sacs des biens déposés au vestiaire… 

Que ce soit auprès d’un assureur ou d’un courtier, vous bénéficierez en principe, lors de l’établissement du devis, d’un accompagnement personnalisé. Vous serez alors conseillé quant aux garanties spécifiques dont vous aurez besoin. 

Qui peut souscrire à une assurance organisateur événementiel ? 

L’assurance événementiel se destine bien entendu principalement aux professionnels du secteur, tels que les coordinateurs événementiels, les freelance dans l’événementiel, les agences et entreprises spécialisées… 

Bien entendu, d’autres structures pourront avoir intérêt à adhérer à un tel contrat, comme celles organisant un événement pour leur compte, à l’attention par exemple de leurs collaborateurs ou dans une optique promotionnelle. Il sera par exemple possible de se couvrir uniquement pour une soirée privée. 

L’on peut souscrire à une assurance événementiel que l’on soit organisateur d’événements ponctuels ou réguliers. Le contrat pourra ne concerner qu’une seule manifestation ou en couvrir plusieurs dans l’année (couverture annuelle).

Les particuliers ont également la possibilité de souscrire à une assurance spécifique, par exemple pour leur mariage, pacs, une cérémonie religieuse ou un cocktail. Cela sera d’autant plus important si un local et / ou des équipements sont mis à leur disposition.  

Attention toutefois, certains contrats, comme l’offre Evénementia d’Allianz, sont réservés aux personnes morales.

Notons également qu’un tel contrat peut couvrir tous types d’événements (en France ou à l’étranger) : conférences, compétitions sportives, manifestations sur la voie publique, concerts, foires, expositions, séminaires, spectacles… L’important sera seulement de veiller à être couvert par des garanties adaptées. 

Quel que soit l’événement, soyez attentif à prévoir « assez large » en temps de durée de couverture : les garanties devront couvrir la période a priori de l’événement mais aussi celle a posteriori (montage, transport, démontage…). 

Focus sur la RC organisateur événementiel 

L’organisateur d’un événement est responsable de tous les dommages que pourraient subir les participants, les clients et partenaires ou même ses propres employés et bénévoles. De nombreuses personnes, physiques comme morales, peuvent engager sa responsabilité en cas de préjudice subi. 

Des dommages peuvent aussi être causés aux locaux mis à disposition, aux équipements loués ou confiés, aux biens des tiers…

L’on parle ici d’une Responsabilité Civile spécifique à l’organisation événementielle : la RCO. Celle-ci permettra à l’entreprise assurée de ne pas assumer elle-même les conséquences financières de dommages causés à autrui. C’est l’assureur qui procédera à l’indemnisation dans les limites du contrat. 

Une telle garantie peut être souscrite à part et faire l’objet d’un contrat indépendant, ou bien être intégrée dans une assurance événementiel multirisque. L’objectif sera d’être couvert contre un maximum de risques tels que les dommages corporels, matériels, immatériels, consécutifs, aux biens… 

La RCO n’est pas obligatoire mais s’avère indispensable dans les faits. À défaut, ce sera à l’entreprise d’indemniser une éventuelle victime. En cas d’accident grave, cela pourra aller jusqu’à considérablement menacer la stabilité financière de l’organisateur, surtout s’il s’agit d’une « petite » structure. 

Une garantie RCO indépendante est relativement peu onéreuse. La prime dépendra bien sûr de l’événement et des garanties exactes souscrites, mais mieux vaut prendre cette précaution. Comparez un maximum de devis !

Focus sur l’assurance annulation événement  

L’assurance annulation événement peut être souscrite par l’organisateur indépendamment ou être intégrée dans un contrat événementiel multirisque. Le plus souvent, elle sera proposée en option d’une couverture événement globale. 

Il s’agit là d’une garantie financière : en cas d’annulation « justifiée », l’assureur remboursera tout ou partie des frais engagés par l’organisateur. Il faudra que ces derniers soient irrécupérables. 

L’annulation peut être partielle ou totale. Le niveau d’indemnisation variera en fonction.

Selon le contrat, de nombreux risques pourront ainsi être couverts et déclencher l’activation de la garantie annulation. En voici quelques-uns : 

  • L’indisponibilité du local au dernier moment, 
  • Des intempéries, si l’événement devait avoir lieu en plein air, 
  • Une grève des transports, 
  • Une inondation ou un incendie a priori de l’événement, rendant impossible son maintien, 
  • Le retrait de l’autorisation de la manifestation par l’autorité en charge (préfecture ou mairie). 

D’autres cas plus spécifiques peuvent également être prévus, tels que l’absence d’un intervenant clé comme un conférencier ou un musicien dans le cadre d’un concert. 

D’autres garanties complémentaires existent. Allianz propose par exemple une option : en cas d’annulation, l’organisateur pourra se voir rembourser le coût d’une agence en communication qui interviendrait pour gérer les conséquences (principalement médiatiques) de la non tenue de l’événement. 

Attention aux exclusions : tous les cas d’annulation ne seront pas acceptés. À titre d’illustration, une grève du personnel de l’organisateur ou un manque d’intérêt du public entraînant l’annulation ne pourront activer la garantie. 

Le tarif d’une assurance annulation événement est établi en fonction du montant garanti. Il s’agira donc en général d’un pourcentage, variable selon les assureurs. N’hésitez pas à comparer un maximum de devis sur ce point. 

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