Prévoyance et DUE : comment ça marche ? - Réassurez-moi

Prévoyance et décision unilatérale de l'employeur

De nombreuses entreprises ont aujourd’hui souscrit, au bénéfice de leurs salariés, à un contrat collectif de prévoyance professionnelle. Là où certaines y sont contraintes par un accord de branche ou une convention collective, d’autres ont choisi elles-mêmes de faire profiter leurs employés d’une telle couverture complémentaire, souvent via une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE). Voyons ensemble en quoi consiste cet acte, ses modalités et les règles à respecter.

Ce principe est à tempérer puisque toute entreprise devra obligatoirement garantir ses cadres contre le risque de décès via une prévoyance spécifique (et s’acquitter pour eux de la « cotisation patronale 1,50 % »), et ce depuis 1947.

Lorsque cela ne lui est pas imposé, l’employeur est libre de mettre en place ou non une prévoyance complémentaire, destinée à compléter les prestations souvent insuffisantes de la Sécurité Sociale en cas par exemple d’invalidité ou d’incapacité de travail de ses salariés.

Hormis le cas d’une convention collective ou d’un accord de branche, l’entreprise pourra procéder :

  • Via un accord collectif : le contrat de prévoyance sera mis en place à la suite de négociations avec les organisations syndicales,
  • Via référendum : les salariés seront appelés à voter quant au choix de l’organisme éditant le contrat et au niveau de garanties,
  • Via Décision Unilatérale de l’entreprise (« DUE ») : ici, c’est l’employeur qui choisit de son propre chef l’organisme assureur et le niveau de couverture dont bénéficieront les salariés.

La DUE fait donc partie des divers modes de mise en place d’une prévoyance professionnelle. L’entreprise pourra aussi, par ce biais, mettre en place sa complémentaire santé collective, telle que rendue obligatoire par la loi ANI (Accord National interprofessionnel) de 2016.

En règle générale, l’entreprise choisit la DUE lorsqu’aucun accord de branche / aucune convention collective ne pose d’obligation en matière de prévoyance complémentaire, ou à défaut d’accord collectif. La DUE sera aussi plébiscitée par l’employeur souhaitant conférer un niveau de garanties plus élevé à ses salariés (que celui prévu par un accord de branche par exemple). 

Précisons enfin que l’employeur devra faire parvenir à ses salariés une lettre d’information ainsi qu’une notice présentant le contrat et les garanties souscrites.

Décision unilatérale de prévoyance : quelles modalités respecter ?

L’employeur choisissant de mettre en place une prévoyance complémentaire par décision unilatérale d’entreprise devra respecter un certain formalisme.

Tout d’abord, il faut savoir que la DUE est un acte juridique complexe. S’agissant d’un acte de droit, il devra toujours être écrit.

Il n’existe toutefois pas de modèle de DUE prévoyance ou de formulaire type. Ce sera à chaque entreprise de rédiger sa propre décision unilatérale, en faisant appel au besoin à un avocat ou à un juriste compétent en la matière.

La DUE doit répondre à des exigences de forme et de fond. Elle engage la responsabilité de l’entreprise. Des erreurs ou omissions pourront engendrer des sanctions de la part des URSSAF.

Précisons également que dans le cas où l’entreprise serait concernée par un accord de branche ou une convention collective, elle devra respecter à la lettre les modalités de mise en place du régime de prévoyance complémentaire. 

En outre, l’entreprise devra être en mesure de prouver que chaque salarié a bien été informé de la mise en place. Pour cela, plusieurs solutions existent : prévoir une liste d’émargement que les salariés signeront, un récépissé portant signature de chaque employé…

À défaut de pouvoir justifier qu’elle a bien procédé dans les règles, l’entreprise pourra par exemple perdre le bénéfice de l’exonération des cotisations sociales sur les sommes versées pour le compte de ses salariés (c’est-à-dire sur les cotisations patronales acquittées).

AG2R La Mondiale propose un modèle de DUE de mise en place d’une prévoyance professionnelle complémentaire. Celui-ci devra être adapté au cas de chaque entreprise.

Employeurs : comment obtenir des devis de prévoyance complémentaire ?

L’employeur souhaitant (ou étant contraint de) mettre en place une prévoyance collective au bénéfice de ses salariés aura intérêt à solliciter plusieurs devis auprès de divers organismes assureurs. Les acteurs sont pléthore sur ce marché (Allianz, Axa, Malakoff Médéric…).

L’objectif pour l’entreprise sera ici de dénicher le contrat au meilleur rapport qualité des garanties / prix. Pour cela, il sera également possible de passer par un courtier spécialisé.

Afin d’obtenir des simulations de couverture chiffrées, le chef d’entreprise pourra procéder :

  • En ligne, en se rendant directement sur le site des assureurs afin d’y renseigner un formulaire de demande de devis,
  • Par téléphone (en contactant plusieurs assureurs, lorsqu’un formulaire en ligne n’est pas disponible par exemple),
  • Prendre rdv en agence.

Chaque établissement commercialisant des contrats de prévoyance professionnelle a ses propres prix, formules et niveaux de garanties progressifs, d’où l’importance de solliciter de nombreux devis.

Afin de gagner du temps et d’accéder en quelques instants à une sélection de devis personnalisés et parfaitement calibrés à ses besoins, l’employeur pourra également passer par un comparateur de prévoyances d’entreprise. Réassurez-moi vous propose le sien, 100 % gratuit, sans engagement et très simple d’utilisation.

Notre outil vous permet, sur la base d’un simple et unique formulaire, de vous voir proposer plusieurs devis émanant des plus grands acteurs du marché. Vous n’avez ainsi plus à demander des simulations de couverture les unes après les autres.

In fine, notre comparateur de prévoyances pro présente de nombreux avantages :

  • Vous gagnez du temps dans vos recherches,
  • Vous comparez facilement les offres reçues, les informations essentielles étant immédiatement accessibles,
  • Vous bénéficiez de tarifs spécifiques,
  • Vous pouvez souscrire en ligne à l’offre la plus performante. 

Employeurs : comment choisir la meilleure prévoyance collective ?

Nous l’avons dit, l’important pour l’entreprise sera de comparer plusieurs contrats afin de déterminer lequel sera le plus adapté aux besoins de ses salariés pour un niveau de cotisations acceptable.

Reste à savoir sur quels critères se baser pour faire le bon choix. Voici ceux qui, pour nous, font partie des plus importants à prendre en compte :

  • Les risques couverts par le contrat de prévoyance collective : invalidité, incapacité de travail, décès, maintien de salaire
  • Ce qui est prévu par le contrat en cas de survenance du risque, c’est-à-dire les prestations dont bénéficiera le salarié le cas échéant : montant des indemnités journalières en cas d’incapacité de travail, niveau de capital versé aux ayants-droit d’un salarié décédé…
  • Le niveau de prime pour chaque salarié, 
  • Les éventuels délais de carence,
  • Les éventuels jours de franchise,
  • Les garanties d’assistance prévues par le contrat,
  • Les cas d’exclusion, faisant obstacle au déclenchement des garanties.

Chaque compagnie d’assurance ayant ses propres formules, les garanties différent largement d’un contrat à l’autre. Afin de bien appréhender chaque devis reçu, reportez-vous au tableau des garanties / aux conditions générales de chacun.

La meilleure pratique afin de mettre facilement en concurrence plusieurs contrats reste ici encore de recourir à un comparateur de prévoyances professionnelles, puisque vous aurez immédiatement accès à toutes les informations essentielles.

Précisons enfin que les plus grandes entreprises auront une marge de négociation plus importante avec l’assureur choisi, notamment en termes de cotisations. Les structures de plus de 100 / 150 salariés auront souvent accès à des contrats entièrement modulables, où chaque garantie pourra être sélectionnée individuellement. Les plus petites entités devront souvent se « contenter » de formules préétablies.

Quelles sont les informations essentielles d’une DUE prévoyance ?

La décision unilatérale d’entreprise de mise en place d’un contrat de prévoyance collective devra comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Voici quelques-uns des principaux éléments qui doivent apparaître :

  • L’identification de l’entreprise : siège social, immatriculation…
  • Le fait que l’adhésion soit obligatoire pour les salariés ou non,
  • Les salariés concernés par la prévoyance professionnelle : tous les employés ou certaines catégories uniquement (cadres, non-cadres, catégories définies sur la base de critères objectifs et non discriminants…),
  • Les cas de refus d’adhésion, comme celui par exemple d’un salarié déjà présent dans les effectifs de l’entreprise au moment de la mise en place du régime.

Bien entendu, les mentions obligatoires ne s’arrêtent pas là. L’acte juridique devra aussi notamment préciser le mode de financement du régime de prévoyance collective : prise en charge de l’intégralité des cotisations par l’employeur ou partage entreprise / salariés. Dans ce second cas, la répartition devra être précisée (par exemple : X % du salaire brut pour l’entreprise, % du salaire brut pour le salarié).

L’acte de droit devra aussi donner assez d’informations quant à l’organisme assureur et au niveau de garanties choisis unilatéralement par l’employeur, régler la question de la portabilité des droits, des modalités de révision du contrat, de la date d’entrée en vigueur…

Pour résumer

Une DUE engage la responsabilité de l’entreprise. Sa rédaction peut être complexe. N’hésitez pas, en tant que chef d’entreprise, à confier cette mission à un professionnel du droit.

Quand faut-il mettre en place une prévoyance entreprise via DUE ?

L’entreprise concernée par un accord de branche ou une convention collective rendant obligatoire pour elle la prévoyance professionnelle devra se conformer aux modalités de mise en place prévues. Elle devra agir dans les délais impartis.

À l’inverse, l’employeur souhaitant de son propre chef proposer un régime de prévoyance complémentaire à ses salariés (sans y être contraint) sera libre de procéder par accord collectif, référendum ou DUE sans contrainte de temps.

Rappelons que l’entreprise employant des cadres devra a minima les garantir contre le risque de décès en souscrivant à un contrat dédié (rien ne l’empêchera de les garantir aussi contre d’autres risques). Le cas échéant, elle devra mettre en place le régime dès le premier cadre embauché.

L’entreprise procédant par DUE pourra d’abord prendre le temps de sonder ses salariés quant à l’organisme auprès duquel elle compte souscrire ou au niveau de garanties qu’ils attendent. La consultation est un passage obligé afin que les employés bénéficient in fine d’une couverture efficace contre les risques liés à la personne (invalidité, incapacité de travail, maternité…).

Une fois la prévoyance mise en place, elle s’imposera à tous les salariés embauchés après l’entrée en vigueur : tous devront y adhérer. Ceux déjà présents au moment de l’instauration du régime auront le choix :

  • Refuser l’adhésion (en demandant une dispense par écrit), seulement si la cotisation est partagée entre employeurs et salariés. Dans le cas contraire, c’est-à-dire si l’entreprise finance 100 % de la prime pour le compte du salarié, celui-ci ne pourra pas décliner la couverture.
  • Y adhérer.

Quels sont les autres modes de mise en place d’une prévoyance professionnelle ?

Nous l’avons évoqué, il est possible qu’une convention collective nationale ou qu’un accord de branche contraigne l’entreprise à la mise en place d’une prévoyance collective. Auquel cas, précisons que celle-ci demeure aujourd’hui libre de choisir :

  • L’organisme assureur qui éditera le contrat,
  • Le niveau de couverture, sous réserve qu’il intègre les garanties minimales prévues par l’acte obligatoire. L’employeur pourra choisir d’« aller plus loin » en choisissant une formule plus complète que celle exigée.

Chaque entreprise se doit donc de vérifier les obligations qui pèsent sur elle en consultant les actes qui la concernent.

Ce qu’il faut savoir, c’est qu’une convention collective concerne les conditions de travail dans leur globalité. Un accord de branche se destine plutôt à régler un point précis, comme la mise en place d’une complémentaire santé ou d’une prévoyance d’entreprise par exemple.

L’entreprise pourra se tourner vers ses partenaires de branche afin de se voir recommander telle ou telle compagnie d’assurance, sans être jamais obligée de retenir l’organisme conseillé.

Au niveau de l’entreprise, il sera possible de consulter les organisations syndicales salariales et les représentants du personnel afin d’aboutir à un accord collectif. Cela ne concernera principalement que les plus grosses structures. Un référendum est également possible : il permettra aux organes dirigeants de sonder les attentes et préférences des salariés consultés.

Posez votre question
Un expert vous répondra