Quelle assurance pour un voyage professionnel ?

Quelle assurance pour un voyage professionnel ?

Dans un contexte de mondialisation de l’économie, de plus en plus d’entreprises françaises sont amenées à envoyer certains de leurs collaborateurs en mission à l’étranger partout dans le monde et pour des durées plus ou moins longues : séminaires, négociation de contrats, conquête de nouveaux marchés… Toutes les professions et tous les statuts peuvent être concernés, car les voyages d’affaires ne se limitent plus aux « top cadres ». Lorsque votre employeur vous propose une mission internationale, vous restez affilié à la Sécurité sociale, mais sa couverture s’avère bien insuffisante face aux incidents que vous pourriez rencontrer sur place : accident, maladie, besoin d’un rapatriement…
La meilleure pratique est donc de souscrire à une assurance voyage professionnel. Comment ça marche ? Qui doit y souscrire ? Qui la paye ? Suivez le guide.

Le déplacement professionnel à l’étranger s’oppose au séjour réalisé à titre privé, puisqu’il a une finalité liée à votre activité professionnelle : vous quittez la France pour une certaine durée dans l’intérêt de votre employeur ou dans le cadre de votre métier si vous exercez une profession libérale. Il peut s’agir d’un départ volontaire, c’est-à-dire que vous en êtes à l’initiative, ou soumis à votre accord / imposé par la société qui vous emploie. En effet, il faut nécessairement, dans votre contrat de travail, une clause « de mobilité » ou une clause « de mission » pour que votre employeur puisse vous envoyer dans un autre pays.

Un déplacement professionnel (ou voyage d’affaires) s’entend légalement comme une mission à l’étranger de moins de 90 jours consécutifs, et de moins de 180 jours au total par an. Si vous dépassez cette limite, le statut sera différent : vous serez considéré comme un expatrié partant « en détachement ». Il vous faudra donc une assurance voyage expatrié. La terminologie est importante car les obligations légales de l’employeur diffèrent selon la durée de séjour à l’étranger de ses collaborateurs.

Tous les types de statuts sont concernés et peuvent partir en mission à l’étranger : salariés, employés de PME / TPE, professions libérales, corps diplomatique, stagiaires… Cependant, certaines professions ou certaines positions dans l’entreprise sont plus susceptibles d’être missionnés hors de nos frontières comme les commerciaux, les top managers, les consultants ou encore les ingénieurs spécialisés.

 

Déplacement professionnel ou voyage d’affairesExpatriation ou Détachement
Moins de 3 mois consécutifs et moins de 180 jours par an Plus de 180 jours par an ou durée indéterminée

Quelle est la différence entre voyageur d’affaires et expatrié ?

La distinction entre voyage d’affaire (ou mission professionnelle) et expatriation doit être faite car les obligations légales de l’employeur ne sont pas les mêmes. Les expatriés partant en détachement sont amenés à rester plus longtemps, ils nécessitent donc une protection plus large qui s’étend le cas échéant à leur famille. Sur le plan de l’assurance, les professionnels partant en mission courte ont un besoin de protection contre les risques « d’urgence » (accident, maladie, rapatriement…). Les expatriés ont, quant à eux, droit à une couverture plus complète et « quotidienne », relative à leur nouvelle vie sur place.

La différenciation repose sur le critère de la durée de votre présence hors France :

  • Si vous partez moins de 90 jours consécutifs et au total, moins de 180 jours par an, vous êtes un voyageur d’affaires,
  • Si vous partez plus de 180 jours consécutifs ou pour un détachement permanent (sans date de retour fixée), vous êtes un expatrié.

Sur le plan contractuel et légal, le détachement est soumis à une « lettre de mission » qui vous est remise par votre employeur, précisant les risques éventuels auxquels vous vous exposez, le contenu des objectifs à atteindre… L’expatriation étant une aventure plus engageante encore, elle fait nécessairement l’objet d’un avenant à votre contrat de travail, puisque les conditions d’exercice de votre profession ne seront pas les mêmes qu’en France.

Enfin, il existe également des règles spécifiques pour les travailleurs « impatriés », c’est-à-dire les professionnels étrangers en détachement long dans une société ayant une activité en France.

À noter

Si vous partez en expatriation et que votre famille vous accompagne à l’étranger, l’employeur devrait prendre sa couverture en charge, en l’incluant dans une police d’assurance voyage professionnel.

Quelles sont les obligations légales de l’employeur lorsque vous partez en déplacement professionnel à l’étranger ?

Les obligations légales de votre employeur lorsque vous partez en déplacement professionnel à l’étranger tiennent en deux mots : informer et protéger.

L’employeur doit vous informer en amont lorsque vous partez en voyage d’affaires

Avant votre départ, lors de la présentation de votre mission, et que vous partiez seul ou avec d’autres collaborateurs, votre employeur doit vous tenir informé des conditions sanitaires et sécuritaires du pays / de la ville où vous serez détaché. Ce devoir d’information prend la forme d’un « Document Unique » (DU) ou « Document Unique d’Évaluation des Risques » (DUER), remis par votre manager ou le service concerné. Au delà d’un simple compte-rendu des risques éventuels, votre employeur devra faire son possible pour les réduire au maximum, dans un soucis de prévention et de sensibilisation : formations, consignes de sécurité…

Idéalement, vous devriez n’avoir aucunes recherches personnelles à faire de votre côté. Ce DUER doit être délivré en amont de votre départ à l’étranger, être ciblé sur votre destination effective et actualisé régulièrement, surtout dans le cas où des collaborateurs partent chaque année. En outre, il doit être fait mention des mises en garde posées par le Ministère des Affaires Étrangères.

Selon certaines conventions collectives, l’« ordre de mission » pourra également être obligatoire. Il est destiné à vous informer des modalités de prise en charge des frais professionnels et à préciser, de manière générale, toutes les données importantes concernant votre présence à l’étranger.

L’employeur doit vous protéger lorsque vous partez en voyage d’affaires

L’article L.4121-1 du Code du travail rappelle que l’employeur se doit de protéger ses salariés. Cette obligation s’étend évidemment à l’étranger, lorsqu’il envoie un ou plusieurs collaborateurs en mission ou en détachement. Légalement, la société est donc responsable de ses collaborateurs, c’est-à-dire que sa responsabilité peut être engagée en cas d’incident, même sans faute particulière de sa part (pensez aux accidents de travail…).

Pour ce faire, l’entreprise peut souscrire, pour le compte de ses voyageurs d’affaires, à une assurance voyage professionnel, qu’il s’agisse d’un contrat « groupe » ou de contrats individuels. Cela lui permet, outre le fait d’assurer et de protéger ses employés, de se prémunir contre les risques susceptibles d’engager sa responsabilité, évitant ainsi d’avoir à payer d’éventuels dommages et intérêts, qui peuvent parfois aller chercher très haut en terme de montants engagés.

Cette obligation légale qui repose sur l’employeur vous est bénéfique : vous partirez à l’étranger l’esprit léger en sachant que vous êtes couvert par une assurance voyage professionnel.

Enfin, votre employeur doit nécessairement déclarer tous les déplacements professionnels à l’étranger de ses collaborateurs auprès de la Sécurité sociale. En effet, cette dernière doit être prévenue en amont afin d’être en mesure d’effectuer une prise en charge éventuelle. La plupart des contrats d’assurance voyage professionnel prévoient une indemnisation qui interviendrait en complément des sommes remboursées par la Sécurité sociale.

À noter

Si vous exercez un métier à risques dans une zone à risques (par exemple, les grands reporters en zone de guerre), les contrats d’assurance voyage professionnel sont très spécifiques et prennent la forme d’une police ultra-personnalisée, définie au cas par cas par l’assureur choisi.

L’assurance voyage d’affaires à l’étranger, c’est quoi ?

L’assurance voyage d’affaires est un contrat qui vous couvre lorsque vous êtes en déplacement professionnel à l’étranger, quels que soient :

  • Votre poste dans l’entreprise qui vous envoie,
  • Votre statut : profession libérale, corps diplomatique…
  • La destination de votre mission : New-York, Londres, Hong-Kong…
  • La durée de votre mission (si moins de 3 mois consécutifs ou 180 jours dans l’année, car au-delà, vous partez en « expatriation » et c’est un contrat un peu différent),
  • La finalité de votre mission, tant qu’elle reste professionnelle (séminaire, rdv client, rencontre d’un fournisseur…).

L’objectif d’une telle police d’assurance voyage est de vous protéger en cas de situation d’urgence ou d’imprévu venant gâcher votre présence sur place et faisant obstacle à la bonne exécution de vos responsabilités.

L’assurance voyage professionnel a deux volets :

  • Le volet assurance, c’est-à-dire l’indemnisation, par votre assureur, des frais engagés à l’étranger en cas, par exemple, d’accident ou de maladie.
  • Le volet assistance. L’assistance en assurance voyage, c’est l’aide / l’accompagnement de votre assureur lorsque vous êtes dans une situation compliquée hors de France : vol de vos bagages, perte de vos papiers d’identité, besoin de médicaments…

L’assurance voyage professionnel vous couvre pendant toute la durée de votre présence sur place et, même si elle concerne les voyages d’affaires, la plupart des polices étendent la garantie pendant une certaine durée au-delà de votre date de retour initial, au cas où vous souhaiteriez prolonger le séjour pour raisons personnelles (tourisme, vacances…). Vous resteriez donc protégé par la même police, sans avoir à en souscrire une nouvelle à titre privé depuis l’étranger.

Concernant les personnes assurées, il s’agit des collaborateurs envoyés en mission mais aussi de leurs familles les accompagnant. Vérifiez tout de même dans le contrat si votre famille est bien protégée dans le cas où elle viendrait avec vous.

À noter

L’assurance voyage professionnel fonctionne également pour les déplacements réalisés en France.

Pourquoi souscrire à une assurance voyage professionnel ?

Lorsque vous êtes à l’étranger, que ce soit pour des vacances ou pour raisons professionnelles, vous n’êtes malheureusement pas à l’abri d’un accident ou d’une maladie qui se déclarerait sur place. En outre, de nombreux autres événements pourraient vous empêcher de réaliser vos missions dans des conditions satisfaisantes pour vous et pour votre entreprise : décès d’un proche resté en France, sinistre à votre domicile… L’assurance voyage professionnel vous permet de bénéficier d’une prise en charge financière en cas de réalisation d’un sinistre prévu au contrat, mais aussi d’une assistance non pécuniaire bienvenue si vous en avez besoin.

La Sécurité sociale couvre « très mal » les français en mission hors de nos frontières, surtout lorsqu’il ne s’agit pas d’un pays européen. Il en est de même pour les mutuelles santé. Les remboursements des frais de santé sont effectués aux taux et barèmes appliqués en France. Or, à l’étranger, le coût des frais médicaux et d’hospitalisation est dans l’immense majorité des cas bien plus élevé qu’en France. Pensez aux USA ou au Canada, où une simple consultation vous coûtera plusieurs centaines de dollars (US ou canadiens). Enfin, la sécurité Sociale et les mutuelles ne versent jamais directement l’argent aux établissements de soins étrangers, il vous faudrait donc, en l’absence d’assurance voyage professionnel, débourser des sommes exorbitantes avant de demander une prise en charge.

Lorsque vous êtes en mission à l’étranger, vous avez surtout besoin d’être couvert contre des situations d’urgence, si par exemple vous êtes victime d’un accident, d’une agression ou d’une infection et que votre état nécessite des soins médicaux importants. Vous pourriez même avoir besoin d’un rapatriement sanitaire en France… En outre, votre Responsabilité Civile privée doit également être garantie à l’étranger. Autant de bonnes raisons de souscrire à une assurance voyage professionnel.

Quelles sont les garanties d’une assurance voyage professionnel ?

L’assurance voyage professionnel est destinée à vous fournir une couverture complète pendant toute la durée de votre mission afin de faire face aux situations d’urgence, que ce soit sur le plan financier (la partie « indemnisation ») ou non pécuniaire (la partie « assistance »). L’étendue des garanties dépend, vous vous en doutez, des assureurs et de la formule choisie par vos soins ou par votre employeur.

 

Toutes les polices d’assurance voyage d’affaires comprennent les mêmes garanties de base : prise en charge des frais médicaux et d’hospitalisation à l’étranger, prestations d’assistance, garantie d’assurance voyage annulation des vols, perte ou retard des bagages, garantie Responsabilité Civile privée, capital en cas de décès… Les assureurs sont libres de déterminer le contenu des couvertures qu’ils proposent, mais tous proposent des contrats spécifiquement conçus pour les besoins des professionnels en mission à l’étranger.

 

Principales garanties de l’assurance voyage professionnel
Indemnisation des frais médicaux à l’étranger
Garantie responsabilité civile à l’étranger
Assistance rapatriement
Garantie annulation des vols
Garantie perte ou retard des bagages
Garanties liées au véhicule de location
Capital en cas de décès

L’assurance voyage pour professionnel est-elle obligatoire ?

Lorsque vous partez en voyage d’affaires à l’étranger, il est de la responsabilité de votre employeur de vous couvrir convenablement. Il en va de sa propre responsabilité, qui pourrait être engagée en cas de non respect de cette obligation légale. Même si l’entreprise n’est pas tenue, à proprement parler, de souscrire pour votre compte à une assurance voyage professionnelle, la pratique reste vivement recommandée afin de ne pas avoir à payer de dommages et intérêts que vous seriez en droit de réclamer s’il vous arrivait quelque chose pendant votre mission.

L’employeur est civilement responsable de la sécurité et de la santé de ses salariés. Par exemple, un accident de travail donne droit à réparation même sans faute de l’entreprise. Quelle que soit la taille de votre société, de la TPE / PME au grand groupe international, vous êtes en droit, lorsque vous effectuez une mission à l’étranger, de demander une telle couverture si elle n’est pas prévue d’office.

Les « grandes » entreprises signent en général des contrats d’assurance voyage groupe qui couvrent tous leurs collaborateurs lorsqu’ils voyagent à des fins professionnels. Les plus petites ont plutôt recours à une assurance voyage individuelle, souscrite au cas par cas.

Attention

L’assurance voyage international, qu’elle concerne un voyage à titre privé ou professionnel, est obligatoire pour obtenir un VISA si vous partez en Chine, en Russie, en Algérie ou à Cuba. Les nombreuses entreprises françaises ayant des interactions commerciales avec ces pays sont « au courant » et souscrivent d’office à un contrat pour leurs collaborateurs détachés. À défaut, votre demande de VISA sera refusée !

Qui paye l’assurance voyage professionnel à l’étranger ?

Du fait de son obligation légale d’information et de protection, c’est dans la grande majorité des cas votre employeur qui souscrira pour votre compte à une assurance voyage professionnel, qu’il s’agisse d’un contrat « groupe » couvrant tous les collaborateurs (du PDG au stagiaire) ou d’un contrat individuel vous concernant spécifiquement. C’est donc votre entreprise qui payera le prix de la couverture. Dans tous les cas, cette dépense passera « en charge » sur le plan comptable.

Par extension, si votre famille part avec vous à l’étranger pendant la durée de votre mission internationale, elle sera également couverte par la police. Il s’agit de votre époux(se), conjoint pacsé(e) et de vos enfants à charge fiscalement. Soyez particulièrement attentif sur ce point en vérifiant bien les conditions générales de la police. Si pour une raison X, votre famille n’est pas assurée, faites-en immédiatement part à votre employeur.

Attention : si vous exercez une profession libérale ou que vous êtes travailleur indépendant, il vous appartiendra de souscrire vous-même à une assurance voyage professionnel, incluant votre famille le cas échéant. La chose n’est pas obligatoire, mais vivement conseillée. Certes, cette couverture a un coût mais personne n’est à l’abri d’un sinistre qui pourrait avoir de lourdes conséquences financières.

Où souscrire à une assurance voyage professionnelle ?

L’immense majorité des assureurs indépendants, que ce soit hors-ligne ou en ligne, proposent plusieurs formules d’assurance voyage international. Certains d’entre eux vendent, par extension, des contrats d’assurance voyage professionnel.

Dans le cas où c’est votre employeur qui « se charge » de votre assurance, sachez que vous pouvez être couvert par :

  • Un contrat « groupe », souscrit par votre entreprise auprès d’un assureur. Dans ce cas, vous êtes couvert du simple fait d’être salarié par l’entreprise. Certaines grandes entreprises ont un contrat global et annuel qui concerne tous leurs collaborateurs qu’ils soient affectés en mission à l’étranger ou non. Vous vous en doutez, ce n’est pas le cas des plus petites structures.
  • Un contrat individuel, souscrit auprès d’une compagnie d’assurance. Ici, c’est le service concerné de l’entreprise (Ressources Humaines, Achats…) qui, afin de préparer votre départ, vous accompagnera / se substituera à vous pour la souscription et procédera au paiement de la prime d’assurance voyage professionnel pour votre compte.

Si votre employeur ne vous propose pas d’office de couverture internationale, parlez-lui en ! Vous êtes en droit de la demander. Vous pouvez également y souscrire de vôtre côté, et demander une prise en charge financière. Dans ce cas, plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Prendre contact avec votre assureur habituel ou votre banque afin de solliciter un devis,
  • Obtenir des devis en ligne, en vous rendant sur le site de plusieurs acteurs du marché,
  • Utiliser un comparateur d’assurances voyage en ligne, afin de mettre en concurrence en quelques minutes les meilleures police du marché en fonction de votre profil, de vos besoins et des spécificités de votre mission à l’étranger.

Sachez qu’aujourd’hui, vous pouvez tout faire en ligne : obtention de plusieurs devis, comparaison de l’étendue des garanties selon les polices et souscription.

La Sécurité sociale en cas de déplacement professionnel à l’étranger

Lorsque vous partez en mission à l’étranger, que ce soit dans l’espace Schengen ou à l’autre bout du monde, votre employeur a l’obligation légale de faire une déclaration à la Sécurité sociale. En effet, surtout si vous partez en Europe, celle-ci pourra intervenir en prenant en charge une partie des frais médicaux à l’étranger selon ses propres barèmes. Elle doit donc être « au courant » de votre départ. En cas de dépenses d’ordre médical en Europe, il vous faudra avoir demandé une Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) afin de bénéficier d’une indemnisation.

En revanche, si vous êtes hors Europe, la Sécurité sociale n’est pas tenue d’une quelconque prise en charge, sauf en cas d’accord avec le pays où vous êtes en mission.

Dans tous les cas, lorsque vous êtes en dehors de nos frontières pour raisons professionnelles, vous restez affilié à la Sécurité sociale, puisque vous êtes rémunéré par votre entreprise en France, qui verse en outre les cotisations légales. Cependant, le taux de remboursement pratiqué en cas de dépenses peut être largement insuffisant, notamment si par exemple, vous subissez des soins aux Etats-Unis, où les coûts sont souvent exorbitants. C’est pourquoi votre employeur (ou vous-même) devrait souscrire à une assurance voyage professionnel.

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