De plus en plus d’entreprises françaises envoient des collaborateurs en mission à l’étranger pour des durées plus ou moins longues. Face aux incidents que l'on peut rencontrer sur place (report de rendez-vous, accident, maladie, besoin d’un rapatriement), la meilleure protection est l'assurance voyage professionnelle. Comment fonctionne une assurance pour un déplacement professionnel à l’étranger ? Qui doit souscrire ? Suivez notre guide !
Ce qu’il faut retenir :
- Ce contrat offre une couverture professionnelle en cas d'imprévu lors d'un déplacement à l'étranger
- Elle intègre de nombreux services : gestion des papiers administratifs, assistance 24/7...
- L'assurance pour déplacement professionnel couvre même parfois la famille et les derniers jours de voyage pour les loisirs
- Non obligatoire, l'assurance voyage d'affaires est vivement recommandée.
Qu’est-ce qu’une assurance voyage à l’étranger ?
Une assurance voyage d’affaires est un contrat qui vous couvre en cas de situation d’urgence lorsque vous êtes en déplacement professionnel à l’étranger. Ses garanties et son prix dépendent notamment de :
- Votre poste dans l’entreprise,
- Votre statut : profession libérale, corps diplomatique…
- La destination de votre mission : New York, Londres, Hong-Kong…
- La durée de votre mission (si moins de 3 mois consécutifs ou 180 jours dans l’année, car au-delà, il s’agit d’une expatriation),
- La finalité de votre mission, obligatoirement professionnelle (séminaire, rendez-vous client, rencontre d’un fournisseur…).
Pourquoi souscrire à une assurance pour voyage professionnel ?
La souscription d’une assurance pour déplacement professionnel s’accompagne de nombreux avantages, tels que :
- La prise en charge des frais médicaux d’urgence sur place, très utile dans certains pays tels que le Canada ou les États-Unis, où les soins sont particulièrement coûteux.
- L’absence d’avance de frais sur les frais de santé. La Sécurité Sociale et les mutuelles françaises n’effectuent pas de versement direct aux établissements de santé étrangers. Sans assurance adaptée, vous êtes alors contraint d’avancer l’ensemble des frais de santé.
- L’accès à un service d’assistance 24/7, afin de bénéficier d’une aide immédiate en cas d’urgence, d'accident ou d'imprévu pouvant intervenir lors du voyage professionnel.
- La gestion des formalités administratives. Une assurance voyage d’affaires inclut souvent une aide pour accomplir les formalités administratives liées au voyage (visas, documents nécessaires…).
- La flexibilité du contrat d’assurance voyage, avec la possibilité d’adapter la couverture d’assurance aux spécificités de chaque voyage d’affaires.
- Les potentielles économies pour l’entreprise. Les garanties adaptées au déplacement professionnel et au profil du collaborateur permettent de prévenir et donc d’éviter des dépenses imprévues en cas de problèmes lors du voyage. Ces aléas peuvent s'avérer coûteux pour l'entreprise.
- Sans oublier la sérénité d’esprit. Une assurance voyage professionnelle offre avant tout une certaine tranquillité d'esprit aux voyageurs professionnels. Ces derniers se savent protégés en cas d'imprévu et sont davantage concentrés sur leurs tâches professionnelles.
Avez-vous envisagé de souscrire une assurance voyage annuelle ? Elle s'adresse aux voyageurs réguliers, susceptibles de partir plusieurs fois à l'étranger dans l'année, loisirs, comme professionnel ! Vous pouvez ainsi voyager l'esprit tranquille, tout au long de l'année.
Quelles sont les garanties d’une assurance de déplacement professionnel ?
Les garanties d’une assurance pour voyage professionnel incluent notamment :
- La prise en charge des frais médicaux et d’hospitalisation à l’étranger,
- L’assistance rapatriement,
- La garantie annulation de vol,
- La garantie bagages en cas de perte, vol ou destruction,
- La Responsabilité Civile.
Les garanties d’une assurance pour déplacement professionnel varient suivant les assureurs et les couvertures sélectionnées par les employeurs !
L’assurance de déplacement professionnel vous couvre pendant toute la durée de votre mission à l’étranger.
Certains contrats d’assurance prévoient également une extension des garanties au-delà de votre date de retour initial. L'option est pratique au cas où vous souhaiteriez prolonger le séjour pour raisons personnelles (tourisme, vacances…). Cela permet de rester protégé par la même police d'assurance, sans avoir à souscrire un nouveau contrat à titre privé depuis l’étranger.
Une assurance pour déplacement professionnel couvre parfois aussi la famille du professionnel, notamment en cas de mission à l’étranger de longue durée. N’hésitez pas à consulter les détails de votre contrat d’assurance ou à interroger votre employeur à ce sujet !
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L’employeur a-t-il l’obligation légale de souscrire à une assurance voyage d’affaires pour ses salariés ?
Non, l’assurance voyage d’affaires n’est pas obligatoire. Toutefois, il est vivement recommandé à l'employeur de souscrire à une assurance de déplacement professionnel pour une mission à l’étranger.
L’article L.4121-1 du Code du travail précise que l’employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des travailleurs. Le texte précise qu'il s'agit autant de la santé physique, que mentale, avec :
- Des actions de prévention des risques professionnels,
- Des actions d’information et de formation,
- La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.
Ainsi, la souscription d’une assurance pour déplacement professionnel n’est pas une obligation légale pour l’employeur. Elle s’inscrit pourtant dans un rôle de prévention des risques professionnels.
Avant votre départ, lors de la présentation de votre mission professionnelle à l’étranger, votre employeur doit vous tenir informé des conditions sanitaires et sécuritaires du lieu où vous vous rendez. S'il a souscrit à une assurance professionnelle de voyage, il doit être en mesure de fournir une attestation d'assurance pour ce voyage.
Ce devoir d’information prend la forme d’un « Document Unique » (DU) ou « Document Unique d’Évaluation des Risques » (DUER), remis avant le départ. De plus, ce document doit mentionner les éventuelles mises en garde posées par le Ministère des Affaires Étrangères.
Selon certaines conventions collectives, l’« ordre de mission » peut être obligatoire. Il informe des modalités de prise en charge des frais professionnels. Il précise toutes les données importantes concernant votre présence à l’étranger.
Qui paie l’assurance voyage professionnelle à l’étranger ?
La plupart du temps, l’employeur assure le financement de l’assurance pour déplacement professionnel à l’étranger de son salarié, même s’il ne s’agit pas d’une obligation légale. Il faut savoir que :
- Les « grandes » entreprises signent en général des contrats d’assurance voyage groupe qui couvrent tous leurs collaborateurs lorsqu’ils voyagent à des fins professionnelles.
- Les plus petites entreprises ont plutôt recours à une assurance voyage individuelle, souscrite au cas par cas.
- Les indépendants. Si vous exercez une profession libérale ou que vous êtes travailleur indépendant, il vous appartiendra de souscrire vous-même à une assurance voyage professionnelle, incluant votre famille le cas échéant !
Quelle couverture de la Sécurité sociale en cas de déplacement professionnel à l’étranger ?
- Déplacement en Europe. Votre employeur reste dans l’obligation de déclarer tous les déplacements professionnels effectués à l’étranger par ses salariés auprès de la Sécurité sociale. Cette dernière doit être prévenue en amont pour être en mesure d’effectuer une prise en charge éventuelle. La plupart des contrats d’assurance voyage professionnelle prévoient alors une indemnisation qui interviendrait en complément des sommes remboursées par la Sécurité Sociale.
En cas de déplacement professionnel en Europe, il faut demander au préalable une Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) pour bénéficier de la prise en charge des soins sur place.
- Déplacement hors Europe
En revanche, si vous êtes hors Europe, la Sécurité Sociale n’est pas tenue de prendre en charge vos frais de santé, sauf en cas d’accord avec le pays où vous êtes en mission.
Quelles différences entre un déplacement professionnel et un détachement ?
On confond souvent le déplacement professionnel et le détachement, pourtant les situations sont bien différentes. La principale différence est la durée de la mission à l’étranger. Et selon les cas, les obligations de l'employeur ne sont pas les mêmes.
| Déplacement professionnel ou voyage d'affaires | Expatriation ou détachement |
|---|---|
| Moins de 3 mois consécutifs et moins de 180 jours par an | Plus de 180 jours par an ou durée indéterminée |
Les expatriés en détachement sont amenés à rester plus longtemps. Ils ont donc besoin d'une protection plus large, s’étendant parfois à leur famille.
Si vous partez en expatriation avec votre famille, l’employeur devrait prendre en charge une couverture complète pour vous tous au sein de l'assurance voyage professionnelle.
Sur le plan contractuel et légal, le détachement est soumis à une « lettre de mission », remise par l'employeur et précisant les risques éventuels, les objectifs à atteindre…
Une expatriation fait nécessairement l’objet d’un avenant à votre contrat de travail, puisque les conditions d’exercice de votre profession ne seront pas les mêmes qu’en France !
Comment obtenir une attestation d’assurance pour un déplacement professionnel ?
Pour obtenir votre attestation d’assurance pour un déplacement professionnel, vous pouvez :
- La télécharger directement depuis votre espace personnel, sur le site de l’assurance souscrite par votre employeur,
- La demander à votre employeur ou au service administratif compétent,
- Utiliser l’exemplaire papier (et en faire une copie) de l'attestation éventuellement remise lors de la signature du contrat d’assurance.
FAQ sur l'assurance de déplacement et voyage professionnel
Que couvre une assurance pour déplacement professionnel à l’étranger ?
Une assurance voyage d’affaires, ou pour déplacement professionnel à l’étranger, couvre notamment :
- La prise en charge des frais médicaux et d’hospitalisation à l’étranger,
- L’assistance rapatriement,
- Une garantie annulation de vol,
- Une garantie bagages en cas de perte, vol ou destruction,
- Une Responsabilité Civile.
Quels sont les avantages d’une assurance pour voyage professionnel ?
Si vous devez vous rendre à l’étranger pour accomplir une mission professionnelle, une assurance dédiée présente alors un certain nombre d’avantages, à savoir :
- La prise en charge des frais médicaux d’urgence sur place,
- L’absence d’avance à réaliser sur vos frais de santé,
- L’accès à un service d’assistance 24/7,
- La gestion des formalités administratives (demande de visa …),
- La flexibilité du contrat d’assurance voyage,
- Sans oublier la sérénité d’esprit !
Qui prend en charge une assurance pour voyage professionnel ?
La plupart du temps, l’employeur assure le financement de l’assurance pour déplacement professionnel à l’étranger de son salarié, y compris s’il ne s’agit pas d’une obligation légale. Toutefois, si vous êtes indépendant, la souscription et le paiement de cette assurance seront à votre charge.
Est-ce obligatoire de souscrire à une assurance dans le cadre d’un voyage d’affaires ?
Non ! Toutefois, il reste vivement recommandé que tout employeur souscrive à une assurance pour déplacement professionnel pour les salariés effectuant une mission professionnelle à l’étranger.
Est-ce que la Sécurité Sociale peut couvrir mes frais de santé lors d’un déplacement professionnel à l’étranger ?
Tout dépend de la destination de votre déplacement professionnel :
- En Europe, votre Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) vous assurera une indemnisation sur la base de remboursement français,
- En dehors de l’Europe, la Sécurité Sociale n’est pas tenue de prendre en charge vos frais de santé, sauf en cas d’accord avec le pays où vous êtes en mission.